เรื่องเก่าเอามาเล่าใหม่
อีกกี่ที ก็ไม่เบื่อ

ถึงเวลาเริ่มทำ "สมาร์ทออฟฟิส"

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าคอมพิวเตอร์เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานทุกบริษัทและเชื่อว่ามีหลายเครื่องด้วยซิ จากประสบการณ์บริษัท นิปปอน ไซซิทส์ ได้พบว่าลูกค้าส่วนใหญ่ ยังไม่มีีระบบการทำงานที่ถูกต้องมีประสิทธิภาพ เสริมการทำงานให้กับทีมงาน

บริษัทฯส่วนใหญ่มี Server แล้วไม่ได้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เพียงแค่ Share File เก็บไฟล์งานธรรมดา ใช้งานไฟล์ร่วมกัน

เรื่องที่ 1 | เซิร์ฟเวอร์เก็บไฟล์ ใช้งานร่วมกัน

ก่อนจะไปไกลกว่านี้ เรื่องง่ายๆครับ HDD เจ๋งจะทำไง ไฟล์งานกลางหายหมดมีระบบ RAID หรือยัง? มีระบบ BACKUP หรือยัง? มี Remote Site หรือยัง?

สิ่งที่คุณทำได้เองคือจัดไฟล์ และโฟลเดอร์ให้เป็นระเบียบ เชิญชวน ให้ความรู้ ให้ความเชื่อมั่นกับทีมในองค์กรให้มาช่วยกันเก็บไฟล์ที่นี่ ปลอดภัยและใช้งานร่วมกันได้ เก็บที่ HDD ตัวเองถ้าHDD เสีย ไฟล์หายได้นะ เก็บที่ Server ไฟล์ไม่หาย มีระบบสำรองหลายชั้น

HDD เป็นอุปกรณ์ที่เสียง่ายที่สุดในโลก เสียแล้วร้องไห้ ไฟล์หาย ค่ากู้แสนสาหัส ไม่รู้จะกู้ได้ไหมด้วย อย่าไปงก ใส่การ์ดทำเรด แล้วซื้อ HDD เพิ่ม ใครไม่มีเรื่องนี้ต้องทำก่อนเลย

เข้าใจผิดกันเยอะมาก มี RAID แล้วไม่ต้องมี Backup มันไม่เหมือนกันRAID กัน HDD เสีย นั่นก็คือ Hardware ส่วน Backup กันไฟล์เสียไว้ดึงข้อมูลย้อนหลัง หรือพลาดลบไฟล์ และสุดท้ายไว้กัน RAID พัง

แต่ก่อนเรื่อง Remote Backup เวอร์มาก แพงมาก ไม่มีใครอยากทำ แต่เดี๋ยวนี้เราคิดลูกค้าเพียงเดือนละพันบาท สองพันบาท ทำกันเยอะมันช่วยแก้ปัญหา เซิร์ฟเวอร์เจ๋ง บอร์ดช็อต ฟ้าลง จนไปถึงไฟไหม้ พวกนี้มี RAID และ Backup ก็พังยกชุด

ลูกค้าหลายราย ส่ง HDD มาให้กู้งานให้ ส่ง Server มาให้กู้งานให้ ทั้งเร่ง ทั้งง้อ ทั้งขอร้อง ค่าใช้จ่ายก็แพง เห็นแล้วอดเตือนไม่ได้ อย่าให้ถึงวันนั้นเลย

เรื่องที่ 2 | ระบบดีก็ต้องมีคน

ลูกค้าเราหลายรายมี RAID แล้ว สบายใจ ซื้อระบบมาดี แพง ไม่เคยดูแล ไม่เคยเช็คสถานะพอ HDD เสีย ไม่เคยจะรู้ตัว เพราะทำงานได้ใน HDD ที่เหลือ ไม่มีดาวเลย รู้ัตัวอีกที ก็วันที่ใช้ไม่ได้ ข้อมูลหายหมด โวยวาย มี RAID แล้วทำไมเป็นงี้

คำตอบ HDD ที่เหลืออยู่ก็เสีย ลูกเดิมเสียมาเกือบปีแล้ว ไม่เปลี่ยน พอเสียอีกลูกก็จบเห่ เรื่องแบบนี้เกิดเยอะ น่าเศร้า

ระบบต้องตรวจสอบ มีระบบก็ต้องมี ADMIN เอาไว้สอดส่องไม่มีระบบไหนที่ทำงาน 100% หรอกครับ ไม่มีAntivirus ไหนที่ทำงาน 100% หรอก

ใครลาออก ก็ควรลบชื่อออกไป ใครมาใหม่ก็รีบเพิ่มเติมย้ายแผนกก็ควรแก้ไขสิทธิ์ ไม่อย่างนั้นจะมี SERVER ไว้ทำไมข้อมูลรั่วไหล

จัดระเบียบ จัดให้เป็น Drive เป็น Folder อะไรควรเก็บไหน วางแผนที่ดีตั้งแต่วันแรก แล้วก็ควรตรวจตราไม่มีตรวจสอบ ไม่มีวางโครงสร้างการเก็บข้อมูล แบบนี้ HDD เท่าไหร่ก็ไม่พอ

หนึ่งในบริการที่เรามีก็คือออกแบบ และดูแลระบบคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์ให้กับลูกค้าคนเก่งและฉลาดหายากนะครับ เราต้องบ่มคนให้มีประสบการณ์และความเข้าใจ ไม่ใช่แค่ IT แต่ต้องเข้าใจธุรกิจ

เรื่องที่ 3 | ActiveDirectory

บริษัทส่วนใหญ่มี Server แต่น้อยบริษัทมากๆที่เราพบเจอ จะใช้มันอย่างคุ้มค่า ที่เจอๆมาก็แค่ Share File กับโปรแกรมบัญชี ก็เก่งแล้ว

ถ้าซื้อ License แท้ก็น่าเสียดาย เเหมือนเอาระเบ้นส์มาขนของ มันทำได้อีก 108 อย่าง แต่ที่อยากแนะนำ เบสิกๆ ก็

การจัดการที่ยอดเยี่ยม ตราบใดที่คุณยังไม่ลาออก คุณจะ Login ด้วย user-password คุณได้ทุกเครื่องในบริษัท หรือเครื่องบัญชี ก็แค่ 4-5 คนที่เป็นบัญชี Login ได้ แต่ที่แน่ๆไม่ใช่เครื่องใครเครื่องมัน และกำหนด password หมดอายุได้ เช่น 30 วัน ทุกคนที่มีหน้าที่ต้องเปลี่ยน password เมื่อถึงคราวหมดอายุ

ของฝากจากเซิร์ฟเวอร์ ซอร์ฟแวร์ที่จำเป็น เซิร์ฟเวอร์สามารถตรวจสอบว่ามีไหม ส่งมาติดตั้งอัตโนมัติได้ การตั้งให้เวลาที่ทุกเครื่องจะตรงกันเสมอ

ขอไปก็เท่านั้น เรายังลืมเองเลย ว่างๆดูด้วยนะว่า Antivirus ทำงาน และ Update อยู่ไหม มันยากนะที่จะเตือนให้ทุกๆคนอย่าตรวจตรา Antivirus รู้ไหมข้อมูลเหล่านี้ ส่งไปยัง Server ได้ Admin ดูตารางได้เลย ใครมี ใครไม่มี ใครใช้เวอร์ชั่นไหน ใครไม่ Update ใครติดไวรัสงอมแงม

บันทึกประวัติ รู้ข้อมูลการใช้อินเตอร์เน็ต อนุญาติได้ บล็อคได้ ไฟล์ที่ส่งมาที่ Server รู้ว่าใครสร้าง ใครแก้ไขกำหนดโควต้า การใช้พื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์ได้

มือบอน คนร้อยพ่อพันแม่ มีทั้งเก่งและไม่เก่ง ชอบลองและเผลอเรอ ระบบ Active Directory มาพร้อม Policy ที่คอยปิดกั้น ได้ทุกอนู ปิดไม่ให้เปลี่ยน IP จนไปถึง ไม่ให้เร่งลดเสียง Admin กำหนดได้ทุกอย่าง รายเครื่อง หรือ รายคนก็ได้ ห้าม Shutdown เครื่องยังได้เลย

ทิศทางเยอะ หายนะ ผู้ใช้งานไม่เก่งนักหรอกครับ งานธุรกิจจริงๆเราใช้กันไม่กี่โปรแกรม เวลาที่เหลือเอาไปทำอย่างอื่น
ไม่มีใครอยากเปิดหลายๆโปรแกรม ไม่มีใครอยากจำ Password หลายๆอันหรอกนะ Password เดียว ใช้เปิดเครื่อง เข้าไฟล์ ออกเน็ต เปลี่ยนทีเดียวมีผลหมด

สร้างความคุ้นเคยกับโปรแกรมเพียงชุดเดียว เหมือนๆกัน แล้วผู้ใช้จะสอนกันเอง ง่าย เร็ว เช่นทุกคนใช้ Microsoft Outlook เช็คเมล ปฏิทิน เหมือนกันทั้งหมด แล้วขยายขีดความสามารถไป ให้ Outlook รับส่ง Fax ได้, ให้ Outlook แบ่งปัน Contact ได้, ใช้ปฏิทินร่วมกันได้ ทุกอย่างต้องค่อยๆเป็นค่อยๆไป ไม่มีใครเก่ง IT ทุกคน

สิ่งที่ยากที่สุดไม่ใช่การติดตั้งระบบ แต่เป็นการทำให้ผู้ใช้งานยอมรับและร่วมกันใช้ระบบ ดังนั้นระบบที่ดีต้องเข้าใจง่าย เรียนรู้ง่าย จดจำง่าย ไม่ยัดเยียดผู้ใช้ และไม่สร้างขึ้นตอน วิธีการ ด้วยประสบการณ์เราจึงคิดและออกแบบระบบที่เหมาะสมที่สุด ไม่ใช่ดีที่สุด

Site Refference